由于目前许多大中型单位企业人工管理会议室，各楼层的会议室空闲，预约情况不能及时得知，也增加了管理人员的工作负担。为了进一步规范会议室的使用和预约管理，避免资源的冲突。在会议预约管理系统中。用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。
二、方案需求
1、员工可通过后台查看所有会议室状态。
2、能够通过手机或电脑，预约会议室。
3、查看当前会议室会议主题、参会人员等信息。
4、扫码会议签到。
5、预定成功后，发送通知给参会人员。
三、会议室建设思路和原则
建设思路：会议室人工管理转为无人化、信息化管理。
建设原则：提供优质的会议室预约服务，帮助您顺利、高效地完成整个会议室预约过程
四、会议室预约管理软件
1、登录预约管理平台
输入账号、密码即可登录预约平台。
2、预订会议室
选择会议室、选择预订时间。如图员工申请了名称为实训室的会议室房间，预约实际为2022年11月28日1号9点-10点。
填写预约人员、填写会议主题与备注等相关会议预订信息。
会议室预定成功，等待管理员审核。
3、会议室预约审核
管理员在管理后台中查看预约列表，对预约申请进行预览、确定、驳回等操作。审核通过后将通过短信发送通知给参会人员。
4、会议室数据分析
管理员可在后台查看会议室的使用情况与数据表现，支持数据导出。如会议室使用时长、会议室使用次数统计、会议室预约次数统计等。
五、会议门牌面板
会议门牌面板的功能：
1）会议信息显示：显示当前会议状态（会议前、会议中、空闲），如在会议前与会议中状态下，可设置显示会议的主题、会议时间等会议信息。
2）二维码会议签到：门牌中有对应的二维码，参会人员扫描门牌中的二维码完成会议签到。
六、建成效益分析
1、一键查询会议室使用状态，有序预约会议室，提高会议室使用效率
2、会议室预约系统允许员工使用移动应用程序按需查找和预约会议室，减少了会议管理人员的工作量。
3、会议安排和取消是许多员工、管理员头疼的问题，会议约定系统就能很好的解决这方面的问题。
